POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

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La présente politique s’applique au service de prise de rendez-vous “Slash” (désigné par la suite par le terme “Service​”), aux données de contact collectées sur les sites web de Julie Desk SAS, éditeur du service Slash (désignés par la suite par le terme “Sites Web​”) ainsi qu’aux autres interactions (tel que sollicitation du support ou suivi de la relation commerciale) entre utilisateurs et la société Julie Desk SAS.

Dans la suite, nous désignerons par “Clients” les utilisateurs gratuit ou payant du Service (personnes ayant un compte “Slash” et initiant des prises de rendez-vous) et “Contacts” les personnes avec qui les Clients organisent des rendez-vous.

Cette présente politique vise à informer les utilisateurs du traitement qui est fait de leurs données ainsi que de leurs droits en accord avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) européen.​

  1. Collecte des informations

  2. Finalité de traitement

  3. Durée de conservation

  4. Partage des informations

  5. Sécurité

  6. Droits

  7. Consentement

  8. Transfert vers un pays tiers

  9. Responsable du traitement

  10. Modifications

1. Collecte des informations

Julie Desk collecte des informations sur ses utilisateurs et ce de la manière suivante :

Données des Contacts des Clients du Service

  • Formulaire “Participant au rendez-vous”. Dans le cadre du service de prise de rendez-vous, les Contacts des Clients du Service ont la possibilité de sélectionner le créneau qui leur convient via une interface web. A la fin de ce processus, un formulaire demande des informations personnelles au Contact afin de pouvoir être contacté par le Client. Ces informations sont transmises au Client ayant initié la prise de rendez-vous et sont incluses dans l’événement de calendrier généré (ajouté dans le calendrier du Client, les Contacts recevant pour leur part une invitation). Ces informations sont optionnelles mais utiles si elles ne sont pas connues au préalable par l’autre partie. Il s’agit des informations suivantes :

    • Nom

    • Prénom

    • Moyen de contact tel que numéro de téléphone, numéro de confcall, identifiant Skype ou service similaire

    • Entreprise

    • Fonction

Données des Clients du Service

  • Identification Single Sign-On (SSO). Les utilisateurs peuvent s’inscrire au Service en s'identifiant à l’aide d’un mécanisme Single Sign-On. Ce mécanisme permet de déléguer l’authentification au Service à un service d’authentification tiers spécialisé. Ceci a pour effet de simplifier l’accès au Service pour l’utilisateur. Il est à noter que les autorisations demandées ne permettent pas l’accès ni aux emails de l’utilisateur, ni à sa base de contact, ni au mot de passe utilisé pour s’identifier sur le service d’authentification tiers. Les informations récupérées et stockées via ce mécanisme sont :

    • Adresse email de l’utilisateur

    • Nom et prénom de l’utilisateur

    • Accès au calendrier de l’utilisateur (lecture et écriture)

  • Calendriers connectés. Afin de pouvoir fonctionner, le Service a besoin d'accéder au(x) calendrier(s) de ses Clients. Lors d’une sollicitation du Service, un processus automatique se connecte au calendrier du Client et identifie les créneaux disponibles en fonction des contraintes spécifiques à la requête ou exprimées via des préférences globales. Le Service accède aux événements existants dans les calendriers des Clients et procède à la création de nouveaux événements organisés par le biais du Service.

  • Emails envoyés au service. Les emails envoyés afin de solliciter le  Service de prise de rendez-vous sont traités et analysés de façon automatique par des algorithmes d’intelligence artificielle. Cette analyse est faite dans le but d’extraire le sens de la requête et les contraintes associées. Il est à noter que le Client qui sollicite le Service peut choisir les informations qu’il partage par email. Les informations minimales nécessaires à la fourniture du Service sont les suivantes:

    • Identité des Contacts, identifiés par leurs adresses email

    • Contrainte de localisation (par exemple, adresse du rendez vous)

    • Contrainte de temps (par exemple, “la semaine prochaine”)

    • Type de rendez-vous (par exemple, un café ou un appel téléphonique)

  • Données de personnalisation.​ Julie Desk collecte au travers de son application de personnalisation du service (à destination de ses Clients) ou par communication avec le support des informations de personnalisation du service qui inclut les données suivantes :

    • Adresses professionnelles

    • Préférences horaires

    • Autres moyen de contact (tels que identifiant de messagerie instantanée, numéro de conférence téléphonique, …) définis par le Client

  • Autres données. Le service est utilisable par email et se connecte aux calendriers de ses Clients. A ce titre, d’autres données peuvent être transmises par le Client et ses Contacts via ces moyens de communication.

Données liées aux Sites Web

  • Formulaires. Julie Desk collecte des informations de contact au travers de formulaires présents sur ses Sites Web ou via des outils de support (tickets support ou messagerie). Ces informations sont utilisés afin de pouvoir vous recontacter et sont les suivantes :

    • Nom

    • Prénom

    • Email

    • Téléphone

    • Entreprise

    • Fonction

  • Données de suivi.​ Julie Desk collecte automatiquement des métadonnées de suivi sur ses Sites Web​. Cette collecte inclus :

    • L’adresse IP utilisée. L’adresse IP permet de géolocaliser les utilisateurs.

    • Des informations sur le système client tel que nom du navigateur, langue et version du système d’exploitation

    • Des données d’interaction tel que les adresses des ressources consultées (URLs), les pages de référence, le nombre de clics, le temps passé sur les pages, la date et l’heure de consultation des pages

    • L’utilisation de cookie

2. Finalité de traitement

Les données collectées sont traitées conformément aux demandes de l’utilisateur, aux obligations contractuelles qui lient Julie Desk et ses Clients ainsi qu’aux lois applicables.

Ces données sont utilisées pour :

  • Suivre l’utilisation du service et protéger la sécurité des services.​ Cela inclut des mesures d’audience, l’analyse d’erreur du service ou encore de prévention et détection de problèmes techniques ou de sécurité.

  • Répondre aux sollicitations de contact.​ Les informations de contact sont utilisées pour répondre aux sollicitations notamment en cas de demande de contact commercial ou de support.

  • Envoyer des newsletters.​ Des communications sont envoyées par email sur l’actualité du service, ses mises à jour ou ses offres spéciales aux utilisateurs qui en ont fait la demande. Ces communications sont désactivables à tout moment. Cette désactivation n’est pas bloquante pour l’exécution du reste du service.

  • Assurer le service de prise de rendez-vous. ​Les informations de contact fournis et les informations de calendriers partagés sont utilisées afin d’assurer les engagements contractuels et notamment pour :

    • définir et comprendre les demandes

    • identifier les meilleurs créneaux en fonction des préférences et des contraintes

    • communiquer avec les Contacts des Clients et créer des événements de calendrier (rendez-vous) incluant les informations de localisation, de contexte, d’horaire et de participants

Le service de prise de rendez-vous est un service reposant sur de la prise de décision automatique (intelligence artificielle).

  • Mener des enquêtes et suivre l’utilisation.​ Julie Desk peut être amené à contacter ses Clients notamment dans le cadre d’un suivi régulier de l’utilisation (accompagnement) ou pour solliciter des retours sur le service.

  • Améliorer la qualité du service. ​Les données sont analysées pour améliorer le Service. Les emails et événements de calendrier sont également traités de manière automatique afin d’entraîner et améliorer la performance des algorithmes d’intelligence artificielle.

  • Facturer le service et gérer la relation commerciale.

Les informations agrégées pour lesquelles il n’est plus possible d’identifier les personnes (exempt de toute information personnelle) telles que des statistiques globales peuvent être utilisées à des fins commerciales.

3. Durée de conservation

La durée de rétention des données est définie afin de pouvoir remplir les obligations contractuelles, réglementaires et commerciales de Julie Desk.

4. Partage des informations

Ce paragraphe décrit la politique de partage des informations. Les données ne sont pas partagées ni vendues à une tierce partie non définie ci dessous.

  • Communication aux Contacts du Client. ​Dans le cadre de l’exécution du Service et sur instructions du Client dans sa requête de sollicitation du Service, Julie Desk partage les informations du Client aux Contacts du Client explicitement désignés par ce dernier lors d’une organisation de rendez-vous. Cette communication est strictement limitée à l’organisation du rendez-vous et aux participants concernés. Les informations partagées dans ce cas sont :

    • Liste des disponibilités du Client en fonction des préférences globales et des contraintes spécifiques à l’organisation en cours

    • Information de contact du Client tel que numéro de téléphone

    • Instructions tel que numéro d’étage ou numéro de téléconférence

    • Adresse du rendez-vous (pouvant être l’adresse du bureau du Client)

  • Communication aux Clients. ​Les informations personnelles remplies par les Contacts des Clients sur le formulaire de prise de rendez-vous sont transmises aux Clients ayant initié la prise de rendez-vous.

  • Support​. Dans le cas d’erreur, de comportement anormal ou de sollicitation directe, les requêtes sont transmises à une équipe support.

  • Fournisseurs de service.​ Les données de contact, de gestion de la relation commerciale et de facturation sont traitées par des prestataires externes.

5. Sécurité

La sécurité des données traitées par le Service (dont les données personnelles) est au coeur du service. Des mesures de protection fortes de la confidentialité, de l’intégrité et de la disponibilité des données ont été mise en place. Julie Desk a également mis en place des politiques et procédure afin de prévenir les accès non autorisés aux données.  Ces dernières incluent des règles de développement sécurisé (privacy and security by design), de sensibilisation continue à la sécurité, de mise en place de chiffrement ou encore de signature d’accords de confidentialité.

6. Droits

Les utilisateurs ayant fourni des données au service peuvent s’adresser au support pour faire valoir leurs droits :

  • Droit d’accès​. L’utilisateur peut demander un extrait des informations personnelles stockées et traitées.

  • Droit de rectification. ​L’utilisateur peut demander à modifier une information erronée.

  • Droit à l’oubli. ​L’utilisateur peut demander à supprimer une ou des informations personnelles.

  • Droit à la portabilité​. L’utilisateur dispose d’un droit à la portabilité de ses données. Il est à noter que la portabilité des données n’est pas nécessaire pour assurer la continuité de service dans le cadre d’un changement vers un autre fournisseur de services similaire.

Dans le cas d’une demande d’application de ces droits reçu directement par Julie Desk par un Contact d’un ou plusieurs de ses Clients, Julie Desk transférera la demande aux Clients concernés qui agissent en tant que responsables de traitement. Julie Desk assistera ces derniers dans l’application des obligations qui leur incombent.

Dans le cas d’un litige ou d’une interrogation vis-à-vis d’un traitement de données personnelles, l’utilisateur peut s’adresser :

  • au délégué à la gestion des données personnelles joignable à l’adresse email suivante: dpo@juliedesk.com

  • à l’autorité locale de contrôle des données personnelles (CNIL pour la France)

7. Consentement

En fournissant des données personnelles, l’utilisateur consent à ce qu’elle soit utilisées dans les buts définis ci-avant. Le consentement peut être retiré à tout moment en précisant la portée du changement de consentement auprès du support Julie Desk ou tout autre moyen automatisé mis à la disposition de l’utilisateur pour exercer ce droit (tel un lien de désinscription).

Il est à noter que le retrait d’un consentement pour le traitement de tout ou partie des données personnelles pourra dégrader ou rendre impossible la fourniture du ou des services associés (notamment le service de prise de rendez-vous). Un retrait de consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement avant ce retrait.

8. Transfert vers un pays tiers

Les données du service sont hébergées en Union Européenne. Les données sont transférées dans des pays hors Union Européenne dans les cas suivants :

  • Données de suivi de la relation commerciale, de facturation et newsletter

Julie Desk a mis en place une procédure de vérification de la sécurité de ses sous-traitants et des garanties proposées en matière de protection des données personnelles en accord avec les réglementations en vigueur (dont le RGPD européen).

9. Responsable du traitement

Dans le cadre de la fourniture du Service de gestion des rendez-vous, le responsable de traitement des données transférés par email par le Client et ses Contacts ou bien via le calendrier du Client est le Client. Julie Desk est un Sous-Traitant pour la gestion de ces données.

Dans le cadre de la collecte des autres données, Julie Desk est le responsable du traitement.

10. Modifications

Cette politique peut évoluer notamment en cas de changement réglementaire ou si des changements sont apportés aux activités de Julie Desk. Dans le cas où les changements de cette politique affectent vos droits, Julie Desk prendra contact avec vous par email pour vous informer des changements.

Date de mise à jour : 13 Mars 2019

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

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